Hand aufs Herz: Wie oft sitzt du da und denkst: „Das hab ich doch letztens erst gemacht – warum muss ich jetzt wieder überlegen, wie das ging?“
Und dann kommt die leise Stimme, die dir sagt: „Es müsste leichter gehen – wenn ich doch bloß wüsste wie.“
Willkommen im Club der Prozesslosen.
Und bevor du jetzt abwinkst und sagst: „Prozesse, hab ich nicht! Bauch ich nicht. Ich bin doch kein Großkonzern! Ich bin Solo-Selbstständig“ – lass uns das mal genauer ansehen:
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein Prozess?
Ein Prozess ist eine wiederkehrende Abfolge von Schritten, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.
Das heißt, alle wiederkehrenden Aufgaben, wie Kundengewinnung, Rechnung schreiben, Buchhaltung, Content Erstellung, Kunden-Onboarding, Newsletter verschicken, Produkt Launches… sind im Grunde ein Prozess
Aber weißt du was das krasseste ist? Du kannst nicht keinen Prozess haben. Du hast vielleicht einen unbewussten, chaotischen oder ineffizienten Prozess.
WAAAAS? Unbewusste Prozesse?
Ja, genau. Unbewusste Prozesse sind Prozesse die du zwar irgendwie tust, aber die dir nicht bewusst sind. Und die eben keinen klaren Ablauf haben und deswegen für dich auch keine Verbesserung bringen.
Meine 11 Gründe, warum ich Prozesse besonders für Solo-Selbstständige super finde.
Meine Kunden kommen regelmäßig zu mir und sagen: „Jasmin, du bist so strukturiert. Das will ich auch!“ Lange Zeit, wusste ich nicht, was meine Kunden damit meinten. Bis ich gecheckt habe, dass meine Struktur unter anderem davon kommt, dass ich mir meine eigenen Prozesse entwickelt habe und mir deswegen weniger Dinge durchrutschen, ich weniger vergesse und ich besser vorbereitet bin, als manche.
Das liegt alles an Prozessen. Deswegen kommen hier meine 11 Gründe, warum ich Prozesse so liebe.
Grund 1, warum ich Prozesse liebe: Prozesse helfen dir Zeit zu sparen
Wenn du dir nicht bewusst überlegst, dass Du Dinge in ABCD machen willst und stattdessen es das eine Mal DABC und das nächste BCAD machst, verlierst du bei jedem Mal, wenn du das tust, Zeit.
Jedes Mal, wenn du drüber nachdenken musst, wie was geht, wo du was findest und was du genau machen willst, was du deinen Kunden schreibst, wie du einen Post machst, wie das noch mal mit dem Blogschreiben war, wo du die Fotos und Bildmaterial findest, welche Canva-Vorlage du wann nutzt, wie du ein Training vorbereitest … verlierst du Zeit.
Das ist völlig unnötige und vor allem nervige Zeit.
Überleg dir mal, wie oft machst du bestimmte Dinge am Tag, in der Woche, im Monat oder im Jahr? Wenn du jedes Mal nur 10% Zeit und Nerven einsparen könntest, hättest du enorm viel gewonnen.
Grund 2, warum ich Prozesse liebe: Prozesse helfen dir Fehler zu reduzieren
Wenn es einen bestimmten Ablauf in deinem Business gibt und du ihn womöglich auch noch dokumentiert hast, hilft es dir an einzelne Schritte zu denken. Dann passiert es dir eben nicht, dass du eine Email rausschickst, die den falschen Anhang oder Link enthält, weil du für dich einen kleinen Prozess hast, um diese Dinge vorm Absenden zu prüfen.
Beim Newsletter könnte so ein Schritt im Prozess sein, dass du dir eine Test-Email schickst und auf alle Links klickst. Oder im Verkaufsprozess kann das bedeuten, dass du eine kleine Checkliste hast, welche Dokumente du alle an ein Angebot anhängen musst.
Grund 3, warum ich Prozesse liebe: Prozesse helfen dir Energie zu schonen
Wenn du genau weißt, was zu tun ist, ist es einfach weniger stressig. Dieser Hustle-Modus kickt oft dann rein, wenn du hektisch wirst, weil du jetzt eben schnell was fertig machen willst und erst noch alles zusammensuchen musst.
Wenn du dagegen einen kleinen Prozess oder eine Anleitung hast, musst du dich weniger stressen und das hilft dir deine Energie zu schonen. Wenn du weißt was zu tun ist, wirst du nicht von 1000 Dingen gleichzeitig überholt oder von 20 Dingen abgelenkt.
Grund 4, warum ich Prozesse liebe: Prozesse helfen dir Arbeit zu delegieren
VAs oder Freelancer funktionieren für dich nicht? Hast du schon mehrfach versucht, sie einzusetzen und es hat nicht geklappt? True Talk: Das liegt vermutlich an fehlenden Prozessen.
Wie willst du denn eine Person in dein Business einbinden, wenn du nicht gut erklären kannst, was und wie genau etwas zu tun ist. Die meiste Enttäuschung und Unzufriedenheit kommt oft genau davon: Du erklärst den Prozess und das Wunschergebnis nicht gut genug.
Grund 5, warum ich Prozesse liebe: Prozesse helfen zu vermeiden, Dinge auf die lange Bank zu schieben.
Wenn du dir nicht klar bist, was genau zu tun ist und wie genau du vorgehen willst, fühlen sich manche Dinge an, wie ein unüberwindbarer Berg. Steuererklärung bspw. Wie oft höre ich von meinen Kunden, dass sie sich da gar nicht rantrauen. Weil das kompliziert und anstrengend ist.
Ist dir schon mal aufgefallen, dass du genau diese Dinge auf die lange Bank schiebst und sie vielleicht gar nicht machst – eben weil du nicht weißt wie und jedes mal wieder überlegen musst? (Und du weißt, ja dass deine Steuerberaterin oder das Finanzamt es gar nicht lustig findet, wenn du bestimmte Dinge einfach mal gar nicht machst.)
Im schlimmsten Fall vermeidest du Dinge, die dazu führen, dass du Geld verdienen kannst. Oder schneller/zuverlässiger dein Geld bekommst.
Aber stell dir mal vor, du hast dir für deine Steuererklärung eine Excel Vorlage erstellt, wo du alle deine steuerrelevanten Dinge auflistest und es dir dann automatisch die Summen für die einzelnen Felder in den Formularen ausspuckt. Und die du jedes Jahr wieder nutzen könntest. Und eine kleine Anleitung geschrieben hättest, wie es geht. Wäre doch genial, oder?
Grund 6, warum ich Prozesse liebe: Du musst weniger Entscheiden.
Hast du dich mal gefragt, warum Mark Zuckerberg immer das gleiche T-Shirt trägt? Weil er damit eine Entscheidung pro Tag weniger treffen muss.
Jede Entscheidung, die du treffen musst – egal wie klein – kostet dich mentale Energie.
Unser Gehirn hat nur ein begrenztes Kontingent an sogenannter „Entscheidungsenergie“ pro Tag. Diese Energie wird auch als „Willenskraft“ bezeichnet. Wenn du die schon morgens an Kleinigkeiten wie „Was ziehe ich heute an?“ oder „Wie schreibe ich diese eine Mail?“ verschwendest, hast du später am Tag weniger Kraft für die wichtigen Dinge.
Genau das macht dich müde. Das nennt man „Decision Fatigue“.
Prozesse sind nichts anderes als standardisierte Entscheidungs-Abkürzungen.
Du definierst einmal, was du in welcher Reihenfolge machst, und kannst dann einfach „den Ablauf abspulen“, statt jedes Mal neu überlegen und entscheiden zu müssen. Wenn du das jedes Mal neu entscheidest, verlierst du Zeit, Energie und Fokus.
Mit einem klaren Ablauf (aka Prozess) sparst du dir all das.
Grund 7, warum ich Prozesse liebe: Du kannst langfristig effektiver werden.
Wenn du Dinge immer auf die gleiche Art und Weise machst, üben sich bestimmte Tätigkeiten immer mehr ein und gehen irgendwann viel schneller von der Hand. Außerdem bekommst du viel leichter einen Überblick was genau zu tun ist und denkst vielleicht auch drüber nach, wie du es optimieren kannst.
Grund 8, warum ich Prozesse liebe: Viele Prozesse lassen sich mit Tools optimieren, vielleicht sogar automatisieren.
Oft brauchst du dafür gar keine fancy Tools. Ein automatischer Prozess ist bspw. eine Terminbuchung, wo deine Kunden automatisch einen Zoomlink und eine Erinnerung zugeschickt bekommen. Das kann ein Terminbuchungstool für dich tun.
Oder Kunden bekommen automatisch eine Kaufbestätigung und weitere Informationen, wie die Arbeit mit dir funktioniert, nachdem sie gebucht haben. Das lässt sich meist mit einem Newsletter-Tool abbilden. Oder automatisch eine Rechnung, wenn sie ein Angebot annehmen (Hierfür sind Buchführungstools oder CRM-Systeme zuständig).
Aber wenn du Dinge automatisierst, sparen sie dir jedes Mal, wenn dieser Prozess stattfindet enorm viel Zeit. Ich glaube, dass meine ganzen Automatisierungen mir bestimmt eine Teilzeit-Kraft an Zeit sparen.
Überhaupt können viele Tools echt super nützlich sein, um produktiver zu werden. Ich überlege bei Routine Aufgaben immer „kann das nicht ein Tool für mich tun?“ Bspw. sorgt Metricool bei mir dafür, dass ich mich nur in einer Plattform einloggen muss, um meine Posts für alle meine Plattformen zu planen und es zieht sich sogar die Grafik direkt aus Canva, so dass ich mir diesen Schritt mit speichern und hochladen sparen kann.
BTW: Ich muss hier mal ein Geständnis machen: Ich bin überhaupt gar nicht gewissenhaft. Mich hat es damals wahnsinnig gemacht, jeden Tag rechtzeitig daran zu denken, Zoom-Links für Meetings zu verschicken und ich hab das immer wieder vergessen. Und diese 5 Minuten, diesen Link rauszusuchen und in eine Mail zu packen, haben mich mehr genervt, als jede Steuererklärung. (echt jetzt). Das war einer der Gründe, warum eine Terminbuchung der erste Prozess war, den ich gebaut habe.
Weil jetzt immer alles zuverlässig und pünktlich kommt, wirke ich gleich so, als wäre ich voll strukturiert. Verrückt oder?
Grund 9, warum ich Prozesse liebe: Du bekommst messbare Fortschritte.
Kennst du das nervige Gefühl, dass im Business nichts vorwärts geht? Eben weil die Entwicklung immer so versteckt oder klein ist, dass man sie nicht bemerkt?
Wenn du einen Prozess hast und den bewusst optimierst, siehst du echte Ergebnisse. Du hast mehr freie Zeit, mehr Klarheit, bessere Qualität, vergisst weniger. Und wenn du zusätzlich noch einen Prozess einführst, um regelmäßig bestimmte Kennzahlen im Business zu betrachten, siehst du auch Fortschritte in deinem Business. Das ist mega motivierend.
Grund 10, warum ich Prozesse liebe: Du arbeitest strategischer.
Wenn du weniger Aktionismus hast, brauchst du weniger Willenskraft. Du kannst einfach die Sachen machen, die dran sind, weil du weißt, dass der nervige Teil ja gleich zu Ende ist. Damit traust du dich auch an die nervigen Dinge in deinem Business ran und schaffst tatsächlich die Sachen, die dich strategisch weiterbringen. Und das sind die Dinge, die wirklich einen großen Impact auf dein Business haben.
Grund 11, warum ich Prozesse liebe: Sie sind sogar für Solo-Selbstständige mega nürzlich.
All diese positiven Effekte eines Prozesses, bekommst du sogar schon als Solo-Selbstständige. Du musst kein riesen Konzern sein oder kein Team haben, um einen Prozess zu etablieren. Wie ich oben schon schrieb: Ich spare mir damit eine Halbtagskraft, die ich mir lange Zeit ohnehin nicht leisten konnte.
Ich wirke nach außen mehr, als hätte ich alles im Griff und als könnte man sich als Kunde zurücklehnen und fühlt sich in guten Händen. Meine Struktur hilft meinen Kunden, sich für mich zu entscheiden.
Und das alles als Solo-Selbstständige.
Fazit: Prozesse sind keine Bürde – sie sind Befreiung
Prozesse sind nicht das Gegenteil von Freiheit – sie sind die Voraussetzung dafür. Je klarer du weißt, was du tust und wie, desto leichter wird dein Business. Nicht, weil du plötzlich „super organisiert“ bist – sondern weil du weniger entscheiden, weniger denken und weniger suchen musst.
Du musst nicht alles perfekt dokumentieren oder in ein Konzern-Template pressen. Aber du darfst anfangen, dir selbst das Leben leichter zu machen. Mit Abläufen, die zu dir passen. Mit Struktur, die trägt.
Ich will mit diesem Artikel auch nicht erreichen, dass du die nächsten Wochen nur damit zubringst SOP (=Standard Operating Procedures) zu schreiben, um deine Prozesse zu dokumentieren.
Oft reicht ein Bewusstmachen von den was du genau tust und zu überlegen, ob das sinnvoll ist.
Denn: Kein Prozess ist auch ein Prozess – nur eben ein anstrengender.
Für Schnellentschlossene:
In der Struktur Lounge erarbeite ich mit meinen Kunden genau das:
- Welche Prozesse du bereits – bewusst oder unbewusst hast
- Wo deine Prozesse schon gut laufen
- Wo dir Klarheit oder Entlastung fehlt
- Wie du eigene, funktionierende Abläufe entwickeln kannst, ohne dich zu verbiegen
Und Einmalig hast du die Möglichkeit an so einem Workshop aus der Struktur Lounge teilzunehmen, selbst wenn du kein Mitglied der Lounge bist. Termin 21.07.2025 um 17h
>> Hier gibt es mehr Infos zum Workshop
Das ist kein reiner Input, sondern echter Workshop – zum Mitdenken, Austauschen und Umsetzen.
Du willst mit mir über deine Prozesse reden? Dann buch dir einen Quick-Check mit mir.
