Als Selbstständige hast du wahrscheinlich unzählige Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen. Vielleicht versuchst du bereits, diese Aufgaben mit KI zu lösen, und bist dabei oft frustriert, weil du dich stundenlang mit der Technik auseinandersetzen musst. Die Lösung für wiederkehrende Aufgaben im Business liegt nicht unbedingt in komplizierten Systemen oder teuren Tools. Ein Ansatz, der sich für mich als sehr effektiv erwiesen hat, ist die Erstellung einer Prompt-Bibliothek. Sie ermöglicht es dir, KI effizient zu nutzen, ohne tiefe technische Kenntnisse zu benötigen. Sie ist leicht umsetzbar, spart Zeit und liefert wiederholbare Ergebnisse.
Wiederkehrende Aufgaben im Business identifizieren
Bevor du deine Prompt-Bibliothek erstellst, ist es wichtig, die wiederkehrenden Aufgaben in deinem Business klar zu definieren. Das können wöchentliche Tätigkeiten wie die Erstellung von Content für Social Media, Newsletter oder Blogposts sein. Ebenso gehören die Anpassung von Angeboten für Interessenten, die Erstellung von Landingpages für Freebies, Events oder Angebote und die Nachbereitung von Meetings und Trainings dazu.
Auch Teilnehmerfeedback, Testimonien und Brainstorming für neue Inhalte oder Angebote lassen sich effizient durch KI unterstützen. Ziel ist es, Aufgaben zu erkennen, die sich regelmäßig wiederholen und bei denen du ähnliche Ergebnisse erzielen möchtest. Wenn du weißt, welche Tätigkeiten sich wiederholen und welche Qualität du erwartest, kannst du deine Prompts gezielt gestalten und wiederholt einsetzen.
Je klarer du diese Kernaufgaben identifizierst, desto effizienter wird deine Prompt-Bibliothek. So musst du nicht jedes Mal von null anfangen oder lange Diskussionen mit der KI führen. Stattdessen kannst du strukturierte Prompts nutzen, die dir zuverlässig die Ergebnisse liefern, die du brauchst.
Gute Prompts erstellen und Feedback integrieren
Nachdem du die Aufgaben definiert hast, beginnt der Kernprozess: die Erstellung von Prompts. Ein guter Prompt beschreibt präzise, was die KI erledigen soll, und berücksichtigt den gewünschten Stil, die Struktur und den Umfang der Ergebnisse. Ich empfehle, Startprompts ausführlich zu formulieren und sie anschließend kontinuierlich zu optimieren.
Die KI liefert oft erste Ergebnisse, die du direkt bewerten kannst. Gib Feedback, bis das Ergebnis genau deinen Vorstellungen entspricht. Ein besonders effektiver Trick ist, die KI deinen Startprompt überarbeiten zu lassen. So entsteht ein finaler Prompt, den du immer wieder für denselben Prozess verwenden kannst. Dies kann beispielsweise ein Prompt sein, der aus einer Outline einen Blogartikel erstellt, aus einem Blog einen Newsletter generiert oder LinkedIn-Posts in deinem Stil formuliert.
Der Schlüssel liegt darin, nicht nur einen funktionierenden Prompt zu haben, sondern ihn in einer strukturierten Sammlung abzulegen. So kannst du bei Bedarf direkt darauf zugreifen und die KI effizient nutzen. Mit diesem Vorgehen sparst du enorm Zeit und Energie, weil du wiederkehrende Aufgaben standardisiert abarbeitest.
Prompts sinnvoll ablegen: Ordnung und Übersicht schaffen
Eine gute Ablage ist entscheidend, um die Prompt-Bibliothek praktisch nutzbar zu machen. Du benötigst keinen komplexen Speicherort, sondern nur eine einfache Struktur, die es dir ermöglicht, die Prompts schnell zu finden. Du kannst Textbausteine als einzelne Dateien auf deinem Rechner speichern oder eine Notiz-App wie Notion verwenden.
In Notion beispielsweise kannst du mehrere Ebenen anlegen: Eine Überschrift für die Kategorie der Prompts, darunter verschiedene Seiten für einzelne Themen oder Aufgabenbereiche. Ich nutze diese Struktur für unterschiedliche Zwecke, wie Kurse, Social Media, Marketing oder meine Video-Produktion. So habe ich jederzeit einen schnellen Zugriff auf die Prompts, die ich für die jeweiligen Aufgaben benötige.
Die Ablage in einer Notiz-App hat den Vorteil, dass du die Prompts wie Vorlagen einsetzen kannst. Du kopierst sie einfach in den Chat der KI, ergänzt die nötigen Informationen und erhältst sofort die gewünschten Ergebnisse. Auf diese Weise wird die Arbeit mit KI wiederholbar und effizient – ganz ohne technische Vorkenntnisse.
Nutzung von Prompts für Prozesse und Teamarbeit
Eine gut strukturierte Prompt-Bibliothek ist nicht nur für dich praktisch, sondern auch für dein Team. Du kannst die Prompts in einzelne Prozessschritte unterteilen, sodass sie für komplexere Aufgaben wie die Erstellung von Content genutzt werden können. Das sorgt dafür, dass Ergebnisse konsistent bleiben, unabhängig davon, wer die Aufgabe erledigt.
Darüber hinaus lassen sich Metaprompts erstellen, die komplexere Abläufe steuern, zum Beispiel für die Bildgenerierung mit KI. Metaprompts liefern als Ergebnis einen Prompt, den du dann für die Bildgenerierung in deiner Brand nutzen kannst. Auch hier gilt: Mit klar strukturierten Prompts sparst du Zeit, stellst konsistente Ergebnisse sicher und erleichterst die Zusammenarbeit im Team.
Die Arbeit mit Prompts legt außerdem die Grundlage für die spätere Erstellung eines Custom GPT. Sobald du deine Prozesse klar abgebildet und deine Prompts optimiert hast, kann ein KI-Agent auf Basis dieser Strukturen aufgebaut werden. So entsteht Schritt für Schritt ein skalierbares und effizientes System für dein Business.
Vorteile und Nutzen einer Prompt-Bibliothek
Die Nutzung einer Prompt-Bibliothek spart massiv Zeit, Energie und Nerven. Du musst Aufgaben nicht mehr jedes Mal neu starten oder mühsam mit der KI diskutieren. Die Ergebnisse sind wiederholbar und lassen sich individuell anpassen. Gleichzeitig kannst du die Prompts für einzelne Prozessschritte nutzen und sogar im Team einsetzen.
Eine Prompt-Bibliothek ist außerdem ein idealer Zwischenschritt auf dem Weg zu einem eigenen GPT oder KI-Agenten. Sie bietet dir eine klare Struktur, wiederholbare Ergebnisse und die Möglichkeit, deine Prozesse zu skalieren. Mit dieser Methode gestaltest du dein Business effizienter, strukturierter und stressfreier, ohne dass technisches Wissen erforderlich ist.
Wenn du mehr über die Erstellung von Prompts erfahren möchtest, lade meine 12 Prompt-Tipps herunter. Außerdem interessiert mich, wie du deine Prompts speicherst und wiederfindest – schreib mir gerne in die Kommentare, welche Vorgehensweise du nutzt.
