Hast du schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit du jede Woche in deinem Business verlierst – ohne es zu merken? Und ich rede nicht von stundenlangem Social-Media-Scrollen, sondern von den ganz alltäglichen Aufgaben wie E-Mails beantworten, Angebote schreiben oder Posts vorbereiten.
Genau hier setzen Vorlagen an. Sie sind eine echte Geheimwaffe, wenn es darum geht, Zeit zurückzugewinnen und dein Business effizienter zu machen. In den letzten Jahren habe ich mir eine umfangreiche Bibliothek an eigenen Vorlagen aufgebaut, die mir jede Woche Stunden spart. Meine Kundinnen und Kunden waren völlig überrascht, als sie dieses Konzept kennengelernt haben. Viele von ihnen setzen inzwischen ebenfalls viel stärker auf Vorlagen und berichten, dass sie spürbar entlastet sind.
2. Was sind eigentlich Vorlagen?
Vorlagen begegnen uns in zwei Formen: fremde und eigene.
Fremde Vorlagen sind zum Beispiel Freebies, die du im Internet herunterladen kannst – Excel-Tabellen, Gesprächsleitfäden oder Checklisten. Sie sind ein guter Einstieg, haben aber einen entscheidenden Haken: Sie passen selten wirklich zu deinem Business. Oft fällt es schwer, solche Vorlagen so anzupassen, dass sie deinen individuellen Abläufen entsprechen.
Eigene Vorlagen sind deshalb wesentlich wertvoller. Hier entwickelst du Bausteine, die genau auf dich zugeschnitten sind – zum Beispiel deine eigenen Textbausteine, Formulare oder Abläufe. Das spart dir nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass deine Vorlagen wirklich nutzbringend sind.
Gerade in Zeiten von KI sind Vorlagen ein unschätzbares Werkzeug. Denn auch KI-Ergebnisse kannst du als Vorlagen weiterverwenden – etwa indem du dir funktionierende Prompts abspeicherst und eine persönliche Promptbibliothek aufbaust.
3. Die vier entscheidenden Vorteile von Vorlagen im Business
Warum vereinfachen Vorlagen dein Business so sehr? Aus meiner Erfahrung gibt es vier Hauptgründe:
- Vorlagen sparen enorm viel Zeit. Statt jedes Mal neu zu überlegen oder alte Dokumente zu durchforsten, greifst du auf eine klare Basis zurück. Ein Masterangebot mit allen Varianten ist ein gutes Beispiel dafür – es erspart dir ständiges Suchen und Nachdenken.
- Vorlagen schonen Energie und Nerven. Ständiges neu anfangen führt oft zu Entscheidungsmüdigkeit. Mit Vorlagen reduzierst du diese Belastung und kannst dich besser auf deine eigentliche Arbeit konzentrieren.
- Vorlagen erleichtern das Delegieren. Wenn du mit einer virtuellen Assistenz zusammenarbeitest, ist es viel einfacher, klare Abläufe und Vorlagen weiterzugeben. So weiß dein Gegenüber genau, wie die Aufgaben erledigt werden sollen.
- Vorlagen machen dich strategischer. Viele kleine Aufgaben verlieren durch Vorlagen ihren Schrecken, weil sie plötzlich überschaubar werden. Das gibt dir Raum für die wichtigen Projekte und verhindert, dass du im Aktionismus versinkst.
4. Die 20 wichtigsten Vorlagen für den Business-Alltag
Vorlagen gibt es für nahezu alle Bereiche deines Business. Hier eine Übersicht der aus meiner Sicht wichtigsten 20:
Sichtbarkeit und Marketing:
- Social-Media-Templates für Grafiken, Texte, Hashtags und CTAs
- Strukturen und Assets für Videos und Reels
- Newsletter-Vorlagen mit Layout, Links und CTAs
- Launch-Vorlagen für Texte, Ads und Projektboards
- Promptbibliothek für KI-gestützte Inhalte
Erste Kontakte und Sales:
- Bedarfabfragen über Formulare oder E-Mails
- Gesprächsleitfäden für Erst- und Verkaufsgespräche
- Angebotsmodule und Textbausteine
- Follow-up-Texte für Zusagen, Absagen oder Nachfassen
Zusammenarbeit starten:
- Vorlagen für Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen
- Onboarding-Pakete mit Formularen und Briefings
Zusammenarbeit durchführen:
- Agenda- und Protokollvorlagen für Meetings
- Projektpläne, Wochen- und Jahrespläne
- SOPs (Standard Operating Procedures)
- Tabellen für Zeit- und Kostenerfassung
Zusammenarbeit abschließen:
- Feedback- und Testimonial-Abfragen
- Offboarding-E-Mails mit Upsell-Möglichkeiten
- Referenz- und Case-Study-Templates
Welche dieser Vorlagen hast du bereits im Einsatz? Und welche würdest du gerne noch entwickeln? Schreib mir deine Zahl oder deine Gedanken gerne in die Kommentare.
7. Fazit & Ausblick
Vorlagen sind keine Bürokratiemonster, sondern ein praktisches Werkzeug, um Fokus, Wachstum und Leichtigkeit in dein Business zu bringen. Es geht nicht darum, einfach Canva-Templates herunterzuladen, sondern maßgeschneiderte Vorlagen zu entwickeln, die dich wirklich entlasten.
Damit du deine persönliche Vorlagenstrategie entwickeln kannst, lade ich dich zu meinem kostenlosen Workshop „Weniger Chaos, mehr Struktur“ ein. Dort erarbeitest du direkt, welche Vorlagen für dich am wichtigsten sind, welche Tools du dafür nutzen kannst und wie du dir einen individuellen Umsetzungsplan baust.
