Viele Selbstständige erzählen mir, dass sie bereits mit einer Virtuellen Assistenz (VA) gearbeitet haben – und dass es für sie nicht funktioniert hat. Sie berichten von zusätzlichem Stress, unzuverlässiger Arbeit oder Ergebnissen, die nicht ihren Vorstellungen entsprachen.
Das betrifft nicht nur VAs, sondern auch Freelancer, Texter, Grafiker und andere Dienstleister. Häufig liegt das Problem jedoch nicht an der Unterstützung selbst, sondern daran, ob das eigene Business bereit für eine VA ist. In diesem Artikel geht es darum, welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten, damit eine VA wirklich entlastet – und warum Delegieren oft scheitert.
Inhalt
Diese 6 Fehler führen oft zu Problemen:
Problem 1: Verantwortung statt Aufgaben abgeben
Ein häufiger Fehler ist, dass statt klarer Aufgaben ganze Verantwortungsbereiche abgegeben werden. Das passiert beispielsweise, wenn jemand das komplette Marketing an eine externe Person überträgt. Stimmt das Briefing nicht oder passt die Vorgehensweise nicht zu den eigenen Werten, entsteht ein Missverhältnis – die Kundenansprache passt nicht mehr, und die Ergebnisse sind unbefriedigend.
Ähnlich ist es, wenn der gesamte Newsletter-Prozess, inklusive Themenplanung und inhaltlicher Verantwortung, ausgelagert wird. In solchen Fällen übernimmt die externe Person die vollständige Kommunikation mit den Kunden – ohne dass sichergestellt ist, dass dies zur Marke passt.
Verantwortung abzugeben, um ein ungeliebtes Thema zu vermeiden, führt oft zu Problemen.
Problem 2: Delegieren aus Hektik
Oft wird Unterstützung aus einer akuten Notsituation heraus beauftragt – in dem Moment, in dem dringend Hilfe benötigt wird. Unter Zeitdruck werden Aufgaben ohne strategische Überlegung verteilt.
In dieser Hektik fehlt häufig die Auswahl einer passenden Unterstützung, eine klare Aufgabenabgrenzung oder eine durchdachte Einarbeitung. Das führt dazu, dass die Arbeit nicht den gewünschten Effekt bringt. Besser ist es, vorab zu planen, welche konkreten Aufgaben in welchem Umfang und an welchem Punkt im Prozess abgegeben werden.
Problem 3: Fehlende klare Prozesse
Ein weiteres Problem ist das Fehlen klar definierter Abläufe. Ohne dokumentierte Prozesse ist es schwer, Aufgaben verständlich zu erklären. Unklare Anforderungen führen zu Missverständnissen und unbefriedigenden Ergebnissen.
Ein klarer Prozess umfasst nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte, sondern auch die gewünschte Qualität und Art der Kontrolle. Am Anfang bedeutet das oft, mehr nachzusehen und enger zu begleiten, bis die Arbeit zuverlässig in der gewünschten Form erledigt wird. Ein einfaches „alles abgeben“ ohne klare Vorgaben führt dagegen in den meisten Fällen zu Schwierigkeiten.
Problem 4: Aufgaben abgeben, weil man sie nicht mag oder nicht kann
Viele geben Aufgaben ab, weil sie diese nicht gerne machen oder sich nicht zutrauen. Das kann sinnvoll sein, führt aber oft dazu, dass das notwendige Wissen komplett fehlt und die Abhängigkeit von der externen Person groß wird.
Gleichzeitig steigen die Kosten, weil aus der kleinen Aufgabe eine große Sache wird und man es nicht mehr an eine Hilfskraft sondern an einen Spezialisten abgeben muss. Dieses Thema hängt eng mit dem Problem zusammen, Verantwortung statt klarer Aufgaben abzugeben.
Problem 5: Zu viel auf einmal abgeben
Statt in kleinen Schritten zu starten, werden häufig komplette Aufgabenbereiche auf einmal übergeben. Das erschwert es, die Qualität einzuschätzen und die Zusammenarbeit einzuspielen. Sinnvoller ist es, mit einem kleinen, klar abgegrenzten Teil zu beginnen, diesen gemeinsam zu prüfen und dann schrittweise weitere Aufgaben zu übertragen.
So kann die Zusammenarbeit wachsen, und beide Seiten lernen, wie Arbeitsweise und Ergebnisse am besten zueinander passen.
Problem 6: Technik und Sicherheit vernachlässigen
Oft werden Zugangsdaten unbedacht weitergegeben – auch für sensible Bereiche wie Bankkonten, Websites oder Newsletter-Tools. Das birgt Risiken und macht es schwierig, bei einer Trennung oder Missbrauch schnell wieder die volle Kontrolle zu übernehmen.
Mein Tipp: Wo möglich, sollten separate Benutzerkonten eingerichtet werden, die sich einfach löschen lassen. Bereits bei der Übergabe sollte klar sein, wie die externe Person technisch ins Business integriert wird – und wieder rauskann
Wann ein Business bereit ist für eine VA
VAs und andere Dienstleister sind keine Rettung, sondern ein Verstärker. Sie verstärken vorhandene Strukturen – sowohl funktionierende Abläufe als auch bestehendes Chaos.
Ein Business ist dann bereit für eine VA, wenn regelmäßig wiederkehrende Aufgaben vorhanden sind, diese erklärt oder idealerweise dokumentiert werden können und klare Verantwortlichkeiten bestehen. Am einfachsten ist es, mit den Bereichen zu starten, die gut funktionieren und sich skalieren lassen.
Wichtig ist außerdem, die Bereitschaft, einer Person Zeit zum Einarbeiten zu geben – auch wenn das bedeutet, den Lernprozess zu bezahlen, bevor die Ergebnisse perfekt sind.
Wie geht es weiter?
Wenn du herausfinden möchtest, ob dein Business strukturiert genug ist, um erfolgreich mit einer VA oder anderen Dienstleistern zu arbeiten, kannst du meinen Strukt-o-Mat nutzen. Mit dem Struktur-Score erfährst du, ob du bereit bist, Aufgaben auszulagern – und wo es noch Handlungsbedarf gibt.
