Verfahrensverzeichnis

nach § 4g Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Name und Anschrift der datenverarbeitenden Stellen:

KundenKarma (Inhaberin Jasmin Grigutsch)
Auterweg 43
30826 Garbsen
 
 

Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Der Hauptzweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung ist die Akquisition und Abwicklung von Kundenaufträgen. Jasmin Grigutsch nutzt Daten im Einzelnen zur:

  • Analysierung und Optimierung des Nutzungsverhaltens auf der KundenKarma Webseite
  • Kontaktaufnahme über das Kontaktformular, Newsletter, Social Media Kanälen, Messenger, Skype, Whatsapp etc.
  • Anbahnung von Kundenaufträgen
  • Reaktivierung von Kontakten
  • Abwicklung von Coachings, Training und Beratungen
  • Vorbereitung und Durchführung von Vorträgen, Seminaren, Webinaren und Online Kursen
  • Bezahlung für die von KundenKarma erbrachte Leistungen

 
 

Folgende Daten werden zur Interessentenbetreuung erhoben (soweit vorhanden)

  • Firmenname
  • Name des Ansprechpartners
  • Adressdaten
  • Kontaktinformationen aus sozialen Netzwerken
  • Leistungsangebot des Interessenten
  • Produkt- und Dienstleistungsinteresse
  • Unterbreitete Angeboten
  • Bei Interessenten, die die Webseite besuchen, zum Zweck die Webseite stetig zu verbessern, werden zusätzlich folgende Daten erhoben (Diese Daten können nicht mit den anderen Personenbezogenen Daten zusammengeführt werden):
    • IP-Adresse
    • Nutzungsverhalten auf der Webseite

 
 

Wird ein Interessent zum Kunden, werden zusätzliche folgende Daten erhoben

  • Vertragsdaten
  • Zahlungsdaten
  • Gesprächsnotizen und gemeinsam erarbeitete Ergebnisse, zwecks einer guten Projektumsetzung

Alle aufgenommen internen Daten unterliegen der Schweigepflicht und werden nur in Ausnahmefällen in Gesprächsnotizen dokumentiert

 
 

Folgende Daten werden zur Personalverwaltung erhoben

  • Derzeit hat KundenKarma keine Angestellten und deswegen werden hier keine Daten erhoben. Sollte sich das ändern, wird das Verfahrensverzeichnis angepasst
  • Eingegangene Bewerbungen werden innerhalb von 14 Tagen wieder gelöscht und die Daten werden nicht gespeichert.

 
 

Folgende Daten werden zur Lieferantenverwaltung erhoben

  • Firmenname
  • Name des Ansprechpartners
  • Adressdaten
  • Leistungsangebot
  • Zahlungsdaten
  • Vertragsdaten
  • Gesprächsnotizen

 
 

Besonders geschützte Daten

  • Derzeit werden keine besonders schützenswerten Daten erfasst.

 
 

Technische und organisatorische Maßnahmen

 
 

Vertraulichkeit

  • Verwendung von stetig wechselnden komplexen und nach aktuellem Kenntnisstand sicheren Passwörtern besonders bei internetbasierten Tools und Services, um Datenklau zu erschweren
  • Passwortschutz bei jeder eingesetzten Hardware
  • Automatische Bildschirmsperrung bei jeder eingesetzten Hardware
  • Verschlüsselung von Festplatten
  • Passwörter von internetbasierten Tools werden nicht im Browser gespeichert

 
 

Integration

  • Vermeidung unbefugter oder zufälliger Datenverarbeitung

 
 

Authentizität

  • Versionskontrolle von Gesprächsnotizen

 
 

Transparenz

  • Klare Struktur der Daten

 
 

Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können

  • Öffentliche Stellen bei Vorliegen vorrangiger Rechtsvorschriften
  • Dienstleister und Partnerunternehmen

 
 

Regelfristen für die Löschung der Daten

Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der gesetzlichen, satzungsmäßigen oder ver­traglichen Aufbewahrungsfristen. Sofern Daten hiervon betroffen sind, werden sie gelöscht, wenn die genannten Zwecke entfallen.
 
 

Eingesetzte Software

  • Microsoft Office
    • Outlook
    • Excel
    • ToDo
    • Word
    • OneNote
    • PowerPoint
  • Dropbox (Speicherung von Dateien, die für den Kunden erstellt werden)
  • Agile CRM (CRM-Tool)
  • MailChimp (Newsletter-Provider)
  • Zoom (Online-Meetings)
  • Skype (Online-Meetings und Kontaktaufnahme)
  • Facebook & Facebook Messenger (Kontaktaufnahme)
  • Whatsapp (Kontaktaufnahme)
  • Xing (Kontaktaufahme und Abwicklung von Zahlungen von Events, die über Xing angeboten werden)
  • Google
    • Contacts
    • Analytics (Optimierung der Webseite)
    • Search Console (Optimierung der Webseite)

 
 

Geplante Datenübermittlung an Drittstaaten

Verschiedene Cloudbasierte Services die ich nutze, speichern ihre Daten außerhalb der EU. Soweit es möglich war, habe ich zusätzliche Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen.Dazu gehören:

  • MailChimp
  • AgileCRM
  • Dropbox
  • Google

Kunden haben jederzeit die Möglichkeit einer Verwendung dieser Tools zu wiedersprechen.
 
 

Das Verfahren ist zur Einsichtnahme bestimmt.

Datenverarbeitende Stelle (KundenKarma – Inhaberin Jasmin Grigutsch)
07.05 2018